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POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

AVEZA SAS (en adelante AVEZA), identificada con NIT 900.836.457-0,  domiciliada en Bogotá, en la Carrera 8 No. 16 – 88 Oficina 806, teléfono (57) 1 284 60 34, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, referidas a la Protección de Datos Personales que regulan la protección de datos personales, los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales, derechos y deberes de los TITULARES, pone en conocimiento a los USUARIOS de este sito web de los su Política de Privacidad y Manejo de Datos Personales. Por lo anterior, el tratamiento de los datos personales estará sujeto a las normas vigentes en la República de Colombia sobre la Protección de Datos Personales las cuales constituyen el marco regulatorio sobre el cual AVEZA, realiza sus procesos y adelanta sus actividades.

Para dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables ya enunciadas y para brindar una mejor atención a los usuarios de nuestro sitio web, en su calidad de titulares de la información (en adelante USUARIOS), AVEZA se permite informar que ha conservado, en bases de datos desde hace algunos años, datos personales de clientes, colaboradores, anunciantes, aliados estratégicos, proveedores, entre otros; y para lo cual establece informar los términos y condiciones de tratamiento en calidad de responsable y encargado de los datos personales, su política de privacidad, así como los procedimientos establecidos para que el USUARIO pueda ejercer los derechos señalados en la normatividad aplicable a la materia.

Como parte de las actividades de cobranza, recuperación de cartera, actualización de datos, reporte a Operadores de Información, contacto a clientes y usuarios, así como los destinados a mantener las adecuadas condiciones de seguridad y atención de nuestros USUARIOS, y en general, para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por AVEZA, será requerida la entrega de diferentes datos personales acordes con las finalidades expuestas en esta política, tales como pero sin limitarse: nombre, dirección, edad así como otra información de contacto como número de teléfono y dirección electrónica e información específica en torno a referencias condiciones económicas del Usuario en su calidad de deudor de las carteras propias o administradas por AVEZA, así como otra información relevante para facilitar el ejercicio de las actividades propias del desarrollo del objeto social de AVEZA.  En todo este proceso de manejo de datos personales realizados por AVEZA, todos los involucrados darán cumplimiento a los principios y reglas establecidos por las leyes relacionadas con el derecho al  habeas data de los titulares. AVEZA dará manejo de la información suministrada por el USUARIO con fines comerciales para sí mismo, estadísticas  internas, para dar cumplimiento a los controles internos sobre la prevención del fraude y lavado de activos, consulta de listas restrictivas y todo lo requerido por el SARLAFT.

La información del USUARIO se requiere para ser recopilada, usada, procesada, compartida, e incorporada en la base de datos de AVEZA y en general se le dará tratamiento con el fin de:

  1. Llevar controles de asistencia a las instalaciones de AVEZA;
  2. Prestar de manera adecuada los servicios contratados con AVEZA;
  3. Ser contactado para renovaciones, negociaciones, ofrecimiento de servicios, ser informado e invitado a participar en eventos, capacitaciones, obtención de beneficios.
  4. Enviar información de carácter comercial, promocional o invitaciones de AVEZA o sus aliados estratégicos, o sus carteras administradas.
  5. Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre los servicios de AVEZA, con el fin de evaluar la calidad de los servicios;
  6. Recopilar información del Usuario respecto de carteras propias o administradas.
  7. Actualizar los datos personales de USUARIOS, a través de diferentes actividades como lo son la consulta en bases de datos públicas y de referenciación de terceras personas.
  8. Realizar consulta y reportes de las obligaciones vigentes o en mora de su cartera a las centrales de riesgo crediticio legalmente establecidas;
  9. Realizar actividades de cobranza, recuperación de cartera, georeferenciación, estudios estadísticos de comportamiento crediticio, ubicación de deudores a través de interpretación e interacción de datos de diversas fuentes;
  10. Enviar información sobre actividades desarrolladas por AVEZA o envío de información que se considere de interés.
  11. Hacer estudios de crédito del USUARIO;
  12. Ser contactado para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones propias o administradas, informando sobre el estado de su obligación e invitándolo a la normalización de su obligación;
  13. Actualizar las bases de datos de AVEZA para el logro de un proceso de cobranza efectivo de la cartera propia o administrada.
  14. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como autoridades judiciales competentes que así lo requieran;
  15. Compartirla con terceros que colaboran con AVEZA y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, tales como, proveedores del servicio de call y contac center, proveedores del servicio de mensajería, proveedores del servicio de facturación, entidades a nombre de las cuales se realiza la administración integral del Portafolio de Cartera, y se realizan gestiones de cobranza y recuperación de cartera, profesionales del derecho que colaboran con AVEZA en el desarrollo de su objeto social. En todo caso, esas entidades y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta AVEZA con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.
  16. Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a los Operadores de Información

Así mismo, el USUARIO del dato conoce y acepta que todos sus datos podrán ser utilizados para promocionar, promover, enviar, elaborar, remitir, procesar, y de manera general, llevar a cabo concursos o jornadas de carácter publicitario de AVEZA, de sus aliados o vinculados, respecto a cartera propia o administrada, a través del envío de e-mail, mensajes de texto, o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación vigente o que se desarrolle posteriormente.

AVEZA dentro de sus políticas de calidad, seguridad, monitoreo de sus actividades, controles de entrada y salida de sus oficinas y actualización o complemento de la información mantenida en sus bases de datos, realizará grabaciones de audio y video en sus oficinas y sitios comunes de AVEZA. Tales grabaciones tendrán una duración en los archivos de AVEZA a su discreción para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción, salvo que deba conservarlos para efecto de dar cumplimiento a normas vigentes o deberes contractuales. Igualmente AVEZA hará uso de las tecnologías de la información para la remisión de diversas comunicaciones tales como el envío de extractos de cuenta, certificaciones, comunicaciones de interés y avisos de reporte a los Operadores de Información. AVEZA como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus clientes y USUARIOS la página web www.aveza.co en la cual podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de AVEZA, sus clientes o sus familias. En esa medida AVEZA se compromete a revisar cuidadosamente la información de tal forma que de ninguna manera se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de ninguna de las personas que podrán aparecer en las publicaciones. La entrega de información por parte de los USUARIOS en cualquier forma, no transmite a AVEZA la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del USUARIO y si incluye cualquier tipo de información personal correspondiente a terceros, como es el caso de la entrega de referencias, éste tendrá que asegurarse de contar con todas las autorizaciones por parte de su titular, de tal manera que AVEZA no se hará responsable por ninguno de los contenidos que le sean entregados, aunque si se reserva los derechos para utilizarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad. De otra parte, AVEZA está comprometida para efectuar un adecuado uso y tratamiento de los datos personales de los USUARIOS, con el fin de evitar al máximo el acceso no autorizado a terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en las bases de datos de AVEZA. AVEZA cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. En el caso que el USUARIO suministre algún tipo de información a través del portal o internet, el mismo es consciente que conoce y acepta que ninguna transmisión por internet es absolutamente segura, ni puede garantizarse dicho extremo, por lo tanto, asume y conoce que eventualmente podrá generarse un riesgo de vulnerabilidad. Por su parte, es entendido que el USUARIO manifiesta que ha implementado los controles de seguridad necesarios, en sus equipos y redes privadas para su navegación hacia el portal de AVEZA o para el envío de correos electrónicos a direcciones de AVEZA. Así mismo, AVEZA cuenta con los mecanismos de seguridad acorde con los servicios que ofrece; no obstante lo anterior, AVEZA no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso fraudulento por parte de terceros a la base de datos y por alguna falla técnica en el funcionamiento que sobrepasen las actividades desarrolladas con la diligencia debida.

La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados. AVEZA podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países. De igual forma, AVEZA se encuentra comprometida con la confidencialidad y el manejo apropiado de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en nuestra legislación vigente.

De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, AVEZA respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información. Así mismo, AVEZA realiza el tratamiento de datos personales de los menores cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
  2. Respeto de sus derechos fundamentales.

En esa medida AVEZA garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o menores de edad será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto de AVEZA puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

Esta información personal se incluye en una categoría especial por estar relacionada con datos médicos de carácter confidencial, información sobre raza u origen étnico, creencias religiosas, ideología política, sexualidad, condiciones de desplazamiento o calamidad y datos biométricos. En caso de requerirse este tipo de información para el adecuado desarrollo de las actividades adelantadas por AVEZA, los USUARIOS deberán otorgar su autorización expresa, la cual deberá hacerse siempre de manera libre y voluntaria. AVEZA acepta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean efectuadas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; sin embargo, tales respuestas no podrán ser omitidas cuando los datos que se están requiriendo vayan a ser utilizados en la labor de cobranza dentro del marco legalmente permitido.

Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, AVEZA, para la adecuada prestación de sus servicios y adelantamiento de actividades de cobranza, acudirá en ocasiones a personas naturales o jurídicas para que con su colaboración se puedan realizar adecuadamente todas las labores y se preste el mejor servicio a USUARIOS, clientes y titulares de las obligaciones crediticias. Para el desarrollo de las funciones de apoyo a las actividades de AVEZA tendrán, en ocasiones, que tener acceso a determinada información personal de la mantenida en sus bases de datos. En tal caso, AVEZA se encuentra comprometido a que: 1. Toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por AVEZA en sus procesos; 2. La información sólo será utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta políticas; 3. El tercero sólo recibirá la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

Para que el USUARIO ejerza sus derechos podrá contactarse con AVEZA a través de comunicación escrita dirigida a nuestra área de atención al cliente a la siguiente dirección Carrera 8 No. 16 – 88 Oficina 806  de la ciudad de Bogotá, o al correo electrónico info@aveza.co  o al teléfono (571) 284 60 34, la comunicación referida deberá contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para efectos de garantizar la oportuna y efectiva respuesta, acompañada de una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el USUARIO busca ejercer sus derechos; así mismo, en el evento de no actuara directamente, el interesado deberá acreditar formalmente la calidad en que actúa. AVEZA dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular la Constitución Política de 1991 y la Ley 1581 de 2012, en especial su artículo 8, los USUARIOS, sus representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
  3. Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

Es de anotar que mientras el USUARIO de la información aparezca como deudor de obligaciones de AVEZA o de las entidades de las cuales la información es administrada, la información será mantenida y el USUARIO carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos. Si la solicitud de retiro se hace con posterioridad a la cancelación total y efectiva de la obligación y/o a finalizada la relación legal o contractual, la eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de AVEZA, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, conocimiento de sus clientes o atención de requerimiento de autoridades administrativas o judiciales.

AVEZA en desarrollo de su objeto social podrá realizar la administración o podrá actuar como proveedor de servicios de terceros personas naturales y jurídicas pertenecientes a los sectores financiero, real, solidario y público, entre otros sectores. En estos casos AVEZA desarrolla el papel de encargado de la información, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para las finalidades para la cual es entregada a AVEZA. En caso de que la solicitud que se realice por el USUARIO de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por esos terceros, AVEZA hará sus mejores esfuerzos por realizar el traslado de la solicitud a los responsables correspondientes y porque se brinde una respuesta adecuada a las necesidades del peticionario, sin embargo, en tales casos AVEZA, no se hará responsable por el alcance de las autorizaciones otorgados ni por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.

AVEZA reitera que la recepción de la información entregada por sus clientes o terceras personas debe estar precedida de las debidas autorizaciones por parte de los titulares de la información. De esta manera, AVEZA entiende que quien realiza entrega de información para la realización de sus actividades empresariales como administrador de obligaciones de cartera y cobranza cuenta con todas las autorizaciones pertinentes de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y que las finalidades para las que la entrega han sido plenamente conocidas y aceptadas por el titular y en ese sentido libera a AVEZA de cualquier responsabilidad por el uso que le dé a los datos de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información. Lo anterior, bajo el entendido que AVEZA en desarrollo de sus políticas internas o por orden de autoridad competente podrá requerir las pruebas de tales autorizaciones.

El USUARIO, con la aceptación de la presente política de privacidad, declara conocer que AVEZA, puede suministrar esta información a sus filiales y a las entidades judiciales o administrativas y demás entidades del Estado que en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información.

La información compartida con AVEZA debe ser completa, actual y veraz, resultando de entera responsabilidad de quien la otorga cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad. Toda modificación en la Información suministrada a la entidad deberá ser notificada a AVEZA dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al acaecimiento de los hechos que condujeren a la modificación de los datos, a través del canal dispuesto para el efecto.

AVEZA se reserva el derecho de modificar la Política de Privacidad de la Información de carácter personal en cualquier momento y de manera unilateral. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los USUARIOS de la información o sus representantes podrán solicitar a AVEZA el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con AVEZA. El uso permanente de los servicios con AVEZA o no desvinculación de los mismos por el USUARIO después de la notificación de la nueva política de privacidad constituye la aceptación de la misma por parte del mismo.

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de AVEZA y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

Fecha de publicación y entrada en vigencia: 1 mayo de 2015